Kaip teisingai parašyti ataskaitą, 10 žingsnių

Mūsų kasdien, tiek darbo vietoje, tiek už jos ribų, Neįprasta, kad kai kuriais atvejais turėtume parengti ataskaitą, kurioje būtų atsižvelgta į bet kokią situaciją ar problemą.

Nesvarbu, ar reikia pateikti skundą, pateikti prašymą, ar tiesiog dokumentuoti konkrečią situaciją, tai bus tokio tipo dokumentas, kurį paprastai rašysime. Tačiau kai kurie žmonės gali rasti sudėtingą ataskaitą. Štai kodėl šiame straipsnyje mes pateikiame jums keletą veiksmų, kaip parašyti ataskaitą bendru lygiu.

Kas yra ataskaita?

Ataskaita - tai prozoje parašytas dokumento tipas, kuris atliekamas siekiant, kad asmuo, kuris tai padarytų, galėtų bendrauti su kažkuo kitu, susijusiu su situacija ar tema. Paprastai jie paprastai nukreipiami į aukštesnius atvejus (pavyzdžiui, miesto tarybai ar viršininkui), nors jūs taip pat galite rasti ataskaitas, skirtas kažkam bendrauti su kitais profesionalais, kad galėtumėte dirbti su tais pačiais duomenimis ir kontrastuoti ar išplėsti juos.

Yra įvairių ataskaitų tipų, kurie gali turėti skirtingus tikslus ir skirtingas struktūras. Tačiau šiame straipsnyje aptariama ataskaita, kurioje atsižvelgiama į bendrą jų struktūrą..

Ataskaitos rengimo žingsniai

Rengdami pranešimą, turime nepamiršti, kad pirmiausia turėsime apsvarstyti, kaip, kada ir kodėl ketiname tai padaryti. Vėliau ataskaita bus parengta atsižvelgiant į atspindėtą padėtį ir ankstesnius svarstymus.

Toliau pateikiami keli naudingi veiksmai, kaip tinkamai parašyti ataskaitą.

1. Kokį tikslą turime?

Prieš pradedant rašyti, turime apmąstyti, ką norime pasiekti su mūsų ataskaita. Ar ketiname prašyti išspręsti problemą arba tiesiog išsaugoti duomenis, kad galėtume juos naudoti vėliau?? Ar norime atspindėti mokslinį tyrimą ar pateikti skundą? Turime atsižvelgti į tai, kad pasirinktume ataskaitos tipą, kuris yra tinkamiausias pagal atvejį.

2. Atminkite, kokio tipo tekstą ketinate naudoti

Ne visos ataskaitos yra vienodos, kiekviena turi savo savybes. Pavyzdžiui, Ekspozicijos ataskaitoje atsispindės duomenys, neatsižvelgiant į juos, nes nėra galimybės daryti išvadų, nors demonstravimo tipas reikalauja, kad subjektas parengtų hipotezes ir jas atliktų, kad gautų rezultatų ir išvadų seriją.

3. Apsvarstykite tikslą

Nesvarbu, ką ir kaip, bet taip pat mes turime galvoti apie tai, kuri visuomenė turi mūsų ataskaitą kaip objektyvią. Tai leis mums pritaikyti kalbos lygį tiek mūsų, tiek minėtos visuomenės poreikiams.

4. Informacijos parinkimas ir analizė

Remiantis ankstesniu žingsniu, labai svarbu surinkti informaciją, kurią norime pateikti ir tinkamai ją struktūrizuoti, kad mūsų kalba turėtų bendrą temą. Taip pat turi būti atsižvelgta į atspindimų duomenų rūšį ir tai, kas ir kaip buvo išgauta informacija.

5. Galime naudoti grafinius elementus

Nors tai priklauso nuo ataskaitos tipo, galima naudoti vaizdinius elementus, kurie palengvina duomenų supratimą. Pavyzdžiui, kalbame apie juostų diagramų naudojimą dažnių analizei arba sąnaudų ir pajamų analizei atlikti.

6. Pavadinimas

Nors tai gali atrodyti kvaila paminėti, teisingai pavadinkite ataskaitą aiškiai, atsižvelgiant į temą, kuri apima jos įgyvendinimą ir lengvai suprantamą tai yra kažkas, kas labai palengvina skaitytojų supratimą.

7. Parašykite įvadą

Šioje pirmojoje aptariamos ataskaitos dalyje trumpai apžvelgsime temą, kuri bus nagrinėjama ataskaitoje. Jame turi būti šio pranešimo įgyvendinimo tikslas ir problema, kuri sukuria jos egzistavimo ir konteksto poreikį.

8. Išplėskite idėjas ir paaiškinkite, kas yra tiriama

Ataskaitos dalyje mes organizuosime ir išplėsime informaciją apie įvykusius ar ištirtus, aiškūs metodai ir veiksmai, rodantys, kaip situacija buvo sukurta ar atlikta, ir kaip gauti duomenis. Jei tai pranešimas, atspindintis tyrimą, bus įtraukti tokie aspektai kaip teoriniai modeliai ir situacijos tyrimas..

9. Padarykite išvadą

Paskutinėje ataskaitos dalyje turi būti atspindėtas galutinis, kas buvo išnagrinėtas ir atspindėtas ataskaitoje, arba paklausa ar prašymas tai padaryta siekiant išspręsti situaciją. Ji turi būti aiški ir suprantama.

10. Naudojama kalba

Labai svarbu, kad visa rašytinė kalba būtų aiški ir glausta. Jis turi būti parašytas oficialiai ir objektyviai, trečiame asmenyje ir pasyviame balsu. Faktai turi būti atskirti nuo padarytų išvadų (jei yra) ir jie turi tiesiogiai elgtis su duomenimis, su kuriais jie susiduria gydydami.